Audit mini mempunyai tujuan yang sama dengan audit komunikasi menyeluruh yakni meningkatkan program komunikasi. Hanya saja audit mini tidak dapat menghasilkan informasi yang selengkap dan serinci hasil dari audit total. Menurut Cluff (1993), audit mini komunikasi dapat dirumuskan sebagai alat untuk menemukan titik-titik rawan, mendokumentasi dan menguji program dan prosedur kerja, mendapatkan umpan balik dan membuat berbagai rekomendasi.
Audit mini juga mempunyai tujuan meningkatkan kinerja program komunikasi dengan mengumpulkan informasi yang bermanfaat dalam rangka meningkatkan efektivitas program kegiatan yang sedang berlangsung serta dapat dilaksanakan dengan dana, energi, dan waktu yang lebih terbatas. Audit mini sangat penting dilakukan bila suatu kegiatan mengalami kebutuhan sebagai berikut:
- Informasi tepat waktu dengan segera tentang kualitas program dan komponenkomponennya;
- Tinjauan obyektif tentang program yang sedang berlangsung yang dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi kerja;
- Sebuah action plan yang dapat menunjukkan di mana berbagai persoalan muncul, langkah-langkah penanganannya dan saran bagaimana menjadikan komunikasi lebih efektif.
Berikut ini adalah uraian tentang beberapa istilah kunci dari definisi mengenai audit mini menurut Cluff (1993), yaitu:
- Menentukan titik-titik rawan. Audit mini akan jauh lebih efisien bila sejak awal sudah dirinci terlebih dahulu apa yang menjadi tujuan sehingga semua yang menjadi sumber masalah tidak ada yang terlewati. Titik-titik rawan dapat berupa segala macam peristiwa yang berdampak besar seperti pergantian pimpinan, isu baru dalam hubungan dengan masyarakat, dan sebagainya. Apapun yang menjadi titik rawan, fokus perhatian perlu ditujukan pada yang menyebabkan dampak paling besar;
- Mendokumentasi program dan prosedurkerja. Kegiatan dalam audit mini pada dasarnya terdiri dari dua bagian yakni peninjauan materi dan proses membuat dokumentasi, yang dilanjutkan dengan wawancara tokoh-tokoh kunci dari dalam maupun di luar organisasi;
- Pengujian, untuk memperoleh kesimpulan yang mantap diperlukan pengujian atas berbagai jawaban responden secara acak;
- Mendapatkan umpan balik. Tujuan ini dapat dicapai dengan mewawancarai sejumlah pejabat kunci dan pakar mengenai pandangan dan pendapatnya mengenai berbagai jawaban yang diperoleh dari audit komunikasi yang telah dilakukan;
- Membuat analisis dan rekomendasi. Semua jawaban yang diperoleh dari kegiatan audit diperiksa kembali dengan mempertimbangkan umpan balik yang diperolah. Setelah itu, analisis dapat dilakukan secara cermat dan dilanjutkan dengan penulisan rekomendasi.
PUSTAKA
- Cluff, Susan. 1993. Conducting a Mini Audit : Handbook of Communication Audits. San Fransisco (US) : IABC Publication.
Belum ada tanggapan untuk "Pentingnya Audit Mini Komunikasi"
Post a Comment
Terima kasih sudah berkunjung