Pengertian Audit Komunikasi dan Tujuannya

Setiap organisasi pasti melakukan komunikasi eksternal dengan publik-publik eksternal yang berkaitan dengannya (Goldhaber 1993). Komunikasi tersebut terjadi setiap hari dengan menggunakan berbagai media dan memiliki tujuan. Untuk dapat mengetahui apakah kegiatan atau program komunikasi yang dilakukan yaitu efektif atau tidak,serta untuk mengukur kinerja dan kualitas pejabat dan staf komunikasi maka eksekutif harus melakukan audit komunikasi atas berbagai proses komunikasi yang terjadi dalam organisasinya secara berkala.

Sama seperti istilah audit lainnya, audit komunikasi yang diperkenalkan oleh Odiorne (1954) berkaitan dengan pemeriksaan, evaluasi dan pengukuran secara cermat dan sistematik. Kegiatan-kegiatan komunikasi sebagai pelaksanaan dari sistem komunikasi ataupun program komunikasi khusus dapat diukur, sehingga kualitas dan kinerja ekesekutif, pejabat dan staf komunikasi dapat diketahui dan bila diperlukan dapat diperbaiki secara sistematik. Goldhaber (1993) menjelaskan audit komunikasi sebagai “pemeriksaan diagnosis yang dapat memberikan informasi dini untuk mencegah kehancuran kesehatan organisasi yang lebih besar. 

Emmanuel (1985) memberikan definisi mengenai audit komunikasi yaitu kajian yang menyeluruh dan seksama tentang filsafat komunikasi beserta konsep-konsep, struktur, arus dan praktek komunikasi dalam suatu organisasi besar atau kecil, usaha atau nirlaba, dan swasta atau publik. Suatu audit komunikasi diharapkan dapat menyingkap berbagai kemacetan informasi, hambatan terhadap komunikasi yang efektif dan peluang yang telah disiasiakan.

Hardjana (2000) menyatakan berdasarkan berbagai definisi yang dibuat oleh kalangan akademisi dan konsultan, maka beberapa hal penting dari pengertian audit komunikasi adalah:

1. Merupakan sebuah kajian yang kompleks, luas dan mendalam;
2. Ruang lingkupnya meliputi seluruh komunikasi keorganisasian secara internal dan eksternal;
3. Obyek kajian adalah satuan sistem organisasi secara keseluruhan, subsistem ataupun kegiatan komunikasi khusus seperti kampanye atau program kegiatan;
4. Kajian dilakukan untuk mencapai tujuan tertentu yakni meningkatkan efektivitas organisasi sehingga hasil analisis dan solusi harus dapat dinyatakan sebagai rencana kerja;
5. Fokus kajian terutama pada penemuan-penemuan masalah dan berbagai faktor yang menghambat atau mengganggu pelaksanaan efektivitas sistem komunikasi.

Tujuan pokok dari audit komunikasi adalah untuk meningkatkan efektivitas sistem komunikasi organisasi dan alas an pokok penyelenggaraannya adalah untuk mengetahui bagaimana sistem komunikasi yang sudah ditetapkan oleh organisasi dilaksanakan untuk menghadapi situasi tertentu (Hardjana 2000). 

Booth (1988) menyebutkan delapan tujuan pokok audit komunikasi sebagai berikut:

1. Menentukan lokasi dimana terjadi kelebihan ataupun kekurangan muatan informasi terjadi berkaitan dengan berbagai topik, sumber dan saluran komunikasi tertentu;
2. Menilai kualitas informasi yang dikomunikasikan kepada sumber-sumber informasi;
3. Mengukur berbagai kualitas hubungan komunikasi, misalnya mengukur sejauh mana kepercayaan antar pribadi, dukungan dan kepuasan kerja secara keseluruhan dilaksanakan;
4. Mengenali berbagai jaringan yang aktif operasional untuk rumor, pesan-pesan social dan kedinasan kemudian dibandingkan dengan jaringan komunikasi resmi sesuai bagan organisasi;
5. Mengenali sumber-sumber kemacetan (bottleneck) arus informasi dan para penyaring informasi (gatekeeper) dengan membandingkan peran-peran komunikasi dalam praktek, seperti penyendiri (isolate), penghubung (liaison), angota kelompok (group member) dengan peran-peran yang seharusnya sebagaimana diharapkan oleh bagan organisasi dan uraian tugas;
6. Mengenali kategori dan contoh pengalaman atau peristiwa komunikasi yang tergolong positif ataupun negatif;
7. Menggambarkan pola-pola komunikasi yang terjadi pada tingkatan pribadi, kelompok dan organisasi dalam kaitannya dengan topik, sumber, saluran, frekuensi, jangka waktu,dan kualitas interaksi;
8. Memberikan rekomendasi tentang perubahan ataupun perbaikan yang perlu dilakukan berkaitan dengan sikap, perilaku, praktek kebiasaan dan keterampilan yang didasarkan atas hasil analisis audit komunikasi.

Tujuan untuk mengadakan audit komunikasi berkaitan dengan alas an mengapa audit komunikasi diperlukan. Emmanuel (1985) menyusun sebuah daftar sejumlah alasan yang sering diajukan dalam melakukan audit komunikasi, yaitu:

1. Mengetahui apakah program komunikasi berjalan dengan baik;
2. Membuat diagnosis tentang berbagai masalah yang terjadi ataupun potensial dapat terjadi;
3. Melakukan evaluasi atas berbagai kebijakan baru dan praktek komunikasi yang terjadi;
4. Memeriksa hubungan antara komunikasi dengan tindakan operasional lainnya;
5. Menyusun anggaran belanja untuk kegiatan komunikasi;
6. Menetapkan sebuah patok banding (benchmark);
7. Mengukur kemajuan dengan menggunakan benchmarkyang sudah ditetapkan;
8. Mengembangkan atau melakukan restrukturisasi berbagai fungsi komunikasi dalam organisasi;
9. Membangun landasan dan latar belakang guna pengembangan kebijakan dan perencanaan komunikasi baru.

PUSTAKA

• Booth WC. 1988.The Company We Keep: An Ethics of Fiction. California (US): Univ of California Press
• Emmanuel 1985. Inside Organizational Communication. 2nd Edition. New York (US) : Longman Inc
• Hardjana A. 2000. Audit Komunikasi Teori dan Praktek. Jakarta (ID): Grasindo.
• Goldhaber GM, Rogers DP.1979.Auditing Organizational Communication Systems: The ICA Commmunication Audit. New York (US): Kendall/Hunt Publishing Co., Inc.
• Odiorne GS. 1954. An application of the communications audit. Personnel Psychology. 7(2): 235-243.

Artikel keren lainnya: